Com certeza você não gosta de reuniões de trabalho, mas que elas são necessárias ,isso é fato
É sempre aquela velha história: ou só uma pessoa fala, e os demais fingem que escutam, ou todo mundo fala ao mesmo tempo, e ninguém se entende, enfim, costumam ser horas de muito estresse e apreensão, e de pouca produtividade..
Para tentar melhorar suas reuniões de trabalho, que tal reciclar este evento?Vamos primeiro relembrar que reciclar significa enviar novamente para o ciclo de vida útil...não é disso que talvez as suas reuniões estejam precisando?
Eu já fiz uma postagem anteriormente falando sobre reunião de trabalho e ,na ocasião ,coloquei a importância de se investirem mais recursos e tempo na fase de planejamento de um projeto, minimizando-se assim a necessidade de futuras reuniões para se corrigirem desvios.Achei pertinente lembrar, porque é realmente um ponto muito importante, e que não deve ser esquecido.
Mas como fazer para que você dê uma nova vida, e útil, as suas reuniões de trabalho?
Comece pela convocação.Envie um e-mail com no mínimo 10 dias de antecedência para os participantes , e no cabeçalho escreva a palavra “MUDANÇA” em destaque.Isso irá , de imediato, aguçar a curiosidade do leitor.
Logo abaixo mencione a data, o local, e horário da reunião, e o assunto a ser tratado.
Após isso, já deixe pré determinado as mudanças necessárias para que a reunião seja produtiva , dinâmica, e agradável.Veja algumas sugestões:
-Sugira que o participante vá para a reunião não como ouvinte, mas como peça fundamental no processo de resolução da pauta.Para tal, cada participante deverá chegar a reunião com no mínimo 2 propostas já elaboradas referente a pauta, e deverá fazer uma exposição de suas propostas em no máximo 10 minutos, por exemplo...é claro que o tempo deverá ser estipulado de acordo com a complexidade da pauta e do número de participantes.
-Avise ao participante que o uso de celular estará terminantemente proibido, e que uma caixinha será colocada do lado de fora da sala de reunião com a secretária, para que ela recolha todos os celulares dos participantes.
-Eleja estrategicamente um participante que deverá ser o mediador e agregador de idéias.Esta pessoa ficará responsável por anotar todas as propostas colocadas pelos participantes,agregá-las de uma forma racional e, ao final de todas as exposições, este mediador irá apresentar a todos os presentes um compacto de todas as propostas.
-Após isso haverá uma discussão sobre todas as propostas com um tempo x determinado e, posteriormente, uma votação.O mediador será responsável também por dar andamento as votações,divulgar os resultados, e mediar eventuais “desentendimentos” , que sempre são comuns.
-Comunique , como forma de incentivo, que aqueles que tiverem as suas propostas adotadas receberão algum tipo de recompensa:pode ser uma folga, uma entrada para assistir uma peça de teatro, um jantar em um restaurante bacana, enfim, estimule os participantes a se dedicarem com mais vontade na elaboração das propostas.
-Coloque na sala de reunião um relógio bem grande e o mediador deverá cronometrar, de fato, todas as etapas da reunião.A disciplina será um dos fatores determinantes para a produtividade de sua reunião.
-Convide uma pessoa que não faça parte do quadro de funcionários para acompanhar toda a reunião sem interferir e, ao final, peça para que essa pessoa opine sobre tudo o que viu e escutou, e que exponha o seu ponto de vista à respeito de tudo o que foi discutido.Essa pessoa pode ser um amigo da diretoria, ou até mesmo um cliente, dependendo da pauta a ser discutida, é claro.Ás vezes ,pessoas que não estão envolvidas diretamente com o projeto podem contribuir com idéias surpreendentes.
Tenha uma boa reunião e ao final sirva aos participantes um suquinho de maracujá e relaxe...você sobreviveu a mais uma reunião.
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